Top-3-Gründe für eine Projektvision

Die meisten Projektleiter halten es mit Helmut Schmidt: „Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen“. Dabei ist eine Projektvision ein mächtiges Hilfsmittel. Hier sind meine Top-3-Gründe für eine Projektvision.

Motivation des Projektteams

Dahinter steht natürlich die Frage, wie Menschen motiviert werden. Diese Frage ist einerseits für jede Person individuell zu beantworten. Andererseits gibt es gewisse Gemeinsamkeiten, die Dan Pink in seinem Buch „Drive – the surprising truth about what really motivates us“ beschrieben hat:

• Autonomy
• Mastery
• Purpose

(hier gibt es ein Video der Idee und eine Illustration dieser drei Punkte)

Eine Projektvision beantwortet den Punkt „Purpose“. Warum ist dieses Projekt wichtig? Warum sollte ich um 21:00 Uhr den dämlichen Fehler lösen? Was kann ich voller Stolz meinen Freunden und meiner Familie über meine Arbeit erzählen? Was ist der Sinn meiner Arbeit.

Ich höre schon die Kritiker rufen: wir sind hier bei der Arbeit und nicht bei der Sinnsuche oder Selbstverwirklichung. Ich bin über eine weitere interessante Arbeit  gestolpert: Inspirierte Mitarbeiter sind 2,2x so produktiv wie der durchschnittlich zufriedene Mitarbeiter. Wow. Mit inspirierten Mitarbeitern bekommen Sie Ihr Projekt in der Hälfte der Zeit und zu halben Kosten durch die Tür. Da könnte man mal drüber nachdenken, oder? Weitere Effekte eines motivierten Projektteams sind eine niedrigere Fluktuation und ein niedrigerer Krankenstand.

Insofern: Eine inspirierende Vision verdeutlicht den Sinn des Projektes, führt damit zu einer höheren Motivation der Projektmitarbeiter und zu besseren Projektergebnissen.

Richtschnur für Entscheidungen

In einem komplexen Projekt sind täglich hunderte von Entscheidungen zu treffen. Als Projektleiter können und sollten Sie nicht alle Entscheidungen selbst treffen (siehe auch meinen Artikel zu Micromanagement). Aber wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Projektmitarbeiter in Ihrem Sinne entscheiden? Über die gemeinsame Vision.

• Vision: „Wir erstellen das höchste Bauwerk in Deutschland“.
• Frage: „Brauchen wir goldene Wasserhähne?“ Tragen goldene Wasserhähne zur Erreichung der Vision bei? Nein, also brauchen wir sie nicht.
• Frage: „Brauchen wir ein 30m Antenne an der Spitze?“ Trägt die Antenne zur Erreichung der Vision bei? Ja, also sollten wir sie erstellen.

Insofern: Eine präzise Vision ermöglicht es allen Projektmitarbeitern, in Ihrem Sinne zu entscheiden.

Ein netter „Nebeneffekt“ ist, dass diese Entscheidungsfreiheit auf den o.g. Punkt „Autonomy“ einzahlt und daher ebenfalls die Motivation des Teams erhöht.

Alignment der und Unterstützung durch die Stakeholder

Es ist völlig normal, dass unterschiedliche Stakeholder unterschiedliche Interessen haben. Der Vertriebsleiter möchte ein für jeden Kunden ein individuelles Produkt, um die Zahlungsbereitschaft maximal auszureizen. Der Produktionsleiter möchte ein vollkommen standardisiertes Produkt, um die Produktion maximal effizient durchzuführen. Es ist Ihre Aufgabe, die unterschiedlichen Interessen auszutarieren. Häufig müssen Sie die Interessen allerdings immer wieder austarieren. Niemand scheint sich an die Diskussion und Entscheidung von vor 2 Monaten zu erinnern. Eine Vision hilft Ihnen, die Diskussion nur einmal zu führen – bei der Erstellung und Verabschiedung der gemeinsamen Projektvision. Anschließend können Sie erneute Diskussionen im Keim ersticken, indem Sie auf die Projektvision verweisen.

Üblicherweise werden in einem Unternehmen mehrere Projekte parallel durchgeführt. Dies führt üblicherweise dazu, dass mehrere Projekte um die gleichen Ressourcen konkurrieren (z.B. die besten Entwickler, den Experten im Fachbereich, die Aufmerksamkeit der Geschäftsführung, den Großteil der Marketingausgaben, ...). Sie werden immer wieder implizit und explizit mit der Frage konfrontiert werden „warum sollte ich... (meinen besten Entwickler in das Projekt stecken, meinen Experten aus dem Tagesgeschäft rausnehmen, zuhören, eine Marketingkampagne starten, ...)“. Eine Projektvision beantwortet diese Frage kurz, präzise und nachhaltig und sichert Ihnen damit die Unterstützung der Stakeholder. Machen Sie nicht den Fehler, all die tollen Features zu erwähnen, die Sie mit Ihrem Projekt umsetzen wollen. Beantworten Sie die Frage nach dem Warum. Simon Sinek hat den Golden Circle entworfen, um zu verdeutlichen, wie wir die Bereiche im Gehirn ansprechen, die für Emotionen und Entscheidungen verantwortlich sind.

Insofern: Eine Projektvision hilft Ihnen, unterschiedliche Interessen nur einmal auszutarieren und die Unterstützung der Stakeholder zu sichern.

Fazit

Die Projektvision ist ein oft unterschätztes Instrument im Projektgeschäft. Erfolgreiche Project Leader nutzen eine Vision, um ihr Team auf das gemeinsame Ziel einzuschwören. Sie können mit Hilfe der Vision Entscheidungen delegieren und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Die Vision hilft ihnen, die notwendige Unterstützung für das Projekt zu sammeln.