Peer Feedback – wie Ihre Mitarbeiter mehr und besseres Feedback bekommen

Feedback ist nun kein neues Thema. Spätestens mit Eintritt in das Berufsleben wird jeder mit dem Thema Feedback in Berührung kommen und etwas über die Feedback Regeln erfahren. Auch ich habe dem Thema Feedback einen ganzen Abschnitt in meinem Onlinekurs gewidmet. In der Regel wird allerdings davon ausgegangen, dass Feedback von „oben“ nach „unten“ gegeben wird, also dass die Führungskraft oder der Projektleiter Feedback gibt. Es kann darüber hinaus aber sehr sinnvoll sein, dass Teammitglieder sich auch untereinander Feedback geben. Dies kann zu Arbeitsinhalten sein, beispielsweise durch ein Review von Dokumenten oder Code. Dies kann zum Verhalten sein, beispielsweise wenn ein Kollege regelmäßig zu spät zu Besprechungen kommt. Oder es kann auch Feedback zur Leistung sein. Die Frage ist nur – wie kriegt man das hin?

Warum Peer Feedback sinnvoll ist

Peer Feedback ist nicht nur gut für den Feedbackempfänger, auch der Feedbackgeber und das gesamte Team profitieren hiervon. Lassen Sie uns diese drei Aspekte ein wenig detaillierter betrachten.

Wenn Feedback ausschließlich von der Führungskraft gegeben wird, wird diese schnell zum Bottleneck. Einerseits räumt nicht jede Führungskraft dem Geben von Feedback eine hohe Priorität ein, andererseits gilt die Aufmerksamkeit der Führungskraft meistens mehreren Mitarbeitern. Peer Feedback kann insofern dazu führen, dass Teammitglieder mehr und schneller Feedback bekommen. Zweitens bekommt eine Führungskraft auch nicht alle Aspekte der Arbeit überhaupt mit. Sie ist beispielsweise nicht in allen Meetings und Diskussionen dabei. Teilweise kann eine Führungskraft auch nicht alle Aspekte inhaltlich beurteilen. Wenn eine Führungskraft beispielsweise nicht aus der Programmierung kommt, wird es ihr schwerfallen, inhaltliches Feedback zur Art und Weise der Programmierung zu geben. Viertens erhält der Feedbackempfänger ein breiteres Bild, wie er bzw. seine Arbeit von anderen wahrgenommen wird. Oft gibt es ja durchaus Unterschiede in der Selbst- und Fremdwahrnehmung und hier kann eine breitere Basis hilfreich sein. Schließlich ist Peer Feedback auch eine Wertschätzung der anderen Person. Der Feedbackgeber demonstriert, dass ihm die Arbeit der anderen Person nicht egal ist, sondern er investiert Zeit und Energie, um einem Kollegen zu helfen.

Peer Feedback ist allerdings nicht nur vorteilhaft für den Empfänger, auch der Geber profitiert. In erster Linie dadurch, dass er sich selbst im Klaren sein muss, warum er einen bestimmten Teil der Arbeit für gut bzw. verbesserungsfähig hält. Er muss sich insofern über die Bewertungsmaßstäbe im Klaren sein und diese verinnerlicht haben. Außerdem kann Peer Feedback dazu führen, dass der Feedbackgeber quasi gezwungen wird, auch andere Perspektiven einzunehmen und damit den eigenen Horizont zu erweitern.

Aus Sicht des ganzen Teams schließlich kann Peer Feedback dazu führen, dass ganz allgemein die Zusammenarbeit (oder neudeutsch Collaboration) verbessert wird und somit bessere Lösungen im Projekt gefunden werden.

Wie Sie Peer Feedback im Team einsetzen können

Lassen mich eins ganz klar vorwegschicken: Die unbedingt notwendige Grundlage für Peer Feedback ist ein hohes Maß an Vertrauen im Team. Ohne Vertrauen wird der Feedbackempfänger innerlich unsicher sein, ob das Feedback wirklich in seinem besten Interesse ist. Und ohne Vertrauen wird auch der Feedbackgeber nicht unbedingt das erklären, was er wirklich denkt, sondern eine politisch korrekte Aussage treffen. Ich habe in einem anderen Beitrag geschrieben, wie Sie Vertrauen aufbauen können.

Fangen wir mit dem einfachsten Thema an: Peer Feedback zu Arbeitsinhalten. Eigentlich könnte die Welt so einfach sein: ein Teammitglied erstellt etwas (z.B. ein Dokument, eine Präsentation, ein Stück Code, einen Testfall) und ein anderes Teammitglied schaut sich das Ergebnis an. Anschließend tauschen sich beide aus – warum hast du das so gemacht und nicht anders, was waren die Gründe für X, hast du über Variante Y nachgedacht usw. Wenn die beiden erst einmal zusammen sind, funktioniert das Feedback auch fast von alleine. Aber wie etabliert man das “Zusammensein”?

• Legen Sie fest, in welchen Fällen es Feedback geben soll. Zum Beispiel während der ersten 3 Monate, nachdem ein neues Teammitglied dazugestoßen ist. Oder für besonders kritische Arbeitsergebnisse. Oder auch ganz einfach “immer”.
• Legen Sie fest, wer Feedback geben soll. Sie könnten beispielsweise schon zu Beginn der Arbeit festlegen, wer später das Review durchführen soll. Die Arbeitsinhalte könnten von einer Person gereviewed werden oder von mehreren, es könnte immer die gleiche Person sein oder verschiedene, das Feedback könnte ad-hoc gegeben werden oder zu einem festgelegten Zeitpunkt.
• Besprechen Sie im Team, welche Vorgehensweise für dieses Team passt. Es gibt hier kein “silver bullet”, sondern es hängt von der individuellen Situation ab. Dabei können Sie auch dafür sorgen, dass das gesamte Team die Sinnhaftigkeit von Peer Feedback versteht und dahintersteht – ansonsten beschränkt sich das Feedback auf ein belangloses “alles in Ordnung”.

Experimentieren Sie, probieren Sie unterschiedliche Ansätze aus. Wenn Sie mit einem sehr skeptischen Team arbeiten, nutzen Sie jede Gelegenheit, den Mehrwert von Feedback deutlich zu machen. Der Tenor sollte immer sein, dass unterschiedliche Sichtweisen dazu führen, dass das Ergebnis besser wird, als wenn einer alleine arbeitet. Exkurs: Evtl. kann es sinnvoll sein, genau diesen Punkt spielerisch zu beleuchten. Ein Augenöffner ist oft das sog. NASA Spiel.

Wenn Sie Peer-Feedback zu Arbeitsinhalten etabliert haben, ist der nächste Schritt gar nicht so schwer: Feedback zum Verhalten. Allerdings ist es hier auch für den Feedbackempfänger leichter, sich persönlich angegriffen zu fühlen. Insofern spielen hier das Vertrauen und die sichere Anwendung von Feedbackregeln eine noch größere Rolle. Ich halte es empfehlenswert, noch weitere Regeln im Team zu etablieren:

• Sprechen Sie nicht übereinander, sondern miteinander. Heißt ganz konkret, dass Sie nicht über Personen sprechen, die nicht anwesend sind. Auch nicht in der Kaffeeküche.
• Feedback zum Verhalten wird vorzugsweise in einem 4-Augen-Gespräch geführt. Dies hat zwei Vorteile: Erstens kann der Feedbackgeber direkt reagieren, wenn das Feedback nicht oder falsch verstanden wird. Für den Feedbackempfänger wird eine Situation vermieden, in der er von einer Gruppe quasi angeklagt wird.
• Es kann ebenfalls sinnvoll sein, die Prime Direktive aus dem agilen Umfeld immer wieder in Erinnerung zu rufen: „Unabhängig davon was wir entdecken werden, verstehen und glauben wir aufrichtig, dass in der gegebenen Situation, mit dem verfügbaren Wissen und Ressourcen und unseren individuellen Fähigkeiten, jeder sein Bestes getan hat.“

Die Etablierung und Einhaltung dieser Regeln ist die eine Sache, auf die Sie Ihr Augenmerk richten sollten. Die andere Sache ist, dass Sie nicht in einen „Shuttle-Diplomatie“ Modus fallen dürfen. Ein Teammitglied A beschwert sich bei Ihnen über das Verhalten eines Kollegen B. Sie sprechen mit Kollege B und bringen das Ergebnis der Unterredung zu A. A ist nicht einverstanden usw. Ermuntern Sie Ihre Teammitglieder, Feedback zum Verhalten direkt anzusprechen und zu klären. Sie sollten maximal als Eskalationsinstanz zur Verfügung stehen.

Mit welchen Widerständen Sie rechnen müssen

Ist Peer Feedback ein Selbstläufer? Ganz klar nicht. Für die meisten Teams ist das eine deutliche Veränderung gegenüber dem Status Quo und wird damit zumindest skeptisch beäugt. Eine Auswahl von Vorbehalten gefälligst?

Feedback ist Aufgabe der Führungskraft. Dies ist ein Vorbehalt, den ich überwiegend in Unternehmen wahrnehme, in den selten Feedback gegeben wird. Hier wird Feedback üblicherweise nur im Rahmen eines jährlichen Beurteilungsgesprächs gegeben und daher mit diesem gleichgesetzt. In einer derartigen Situation könnten Sie erstens versuchen, die Gründe für Peer Feedback zu verdeutlichen (siehe oben). Zweitens könnten Sie deutlich machen, dass Feedback und Beurteilung getrennt sind. Schließlich könnten Sie durch ein regelmäßiges Feedback dem einzelnen Gespräch das Besondere nehmen und Feedback zu etwas ganz Normalem, zum Teil der Teamkultur, machen.

Ich kann doch nicht meinen Kollegen bewerten.Die platte Antwort wäre sicherlich „doch, kannst du“. Gerade am Anfang, wenn Sie also Peer Feedback etablieren möchten, hilft hier eher eine differenzierte Antwort mit Verweis auf Arbeitsinhalte, Verhalten und schließlich Leistung. Ergänzen könnten Sie die Antwort um den Hinweis, dass es nicht um eine (Be-) Wertung geht, sondern um den Austausch von unterschiedlichen Sichtweisen, den Diskurs und schließlich um eine kontinuierliche Verbesserung eines jedes Einzelnen und der Teamergebnisse.

Ich kann doch meinem Chef kein Feedback geben. In einem Projektteam kann es durchaus vorkommen, dass Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchien zusammenarbeiten. Wenn das notwendige Vertrauen vorhanden ist, spricht auch hier nichts gegen Peer Feedback. Vielleicht hilft es, sich auch zu vergegenwärtigen, dass die Qualitäten, die den Chef zum Chef gemacht haben, nicht notwendigerweise die Qualitäten sind, die im Projekt Anwendung finden. Auch Chefs sind nicht in allen Themen und Bereichen perfekt.

Umgang mit externen Mitarbeitern im Team. Können Sie einem externen Projektmitarbeiter genauso Feedback geben wie einem internen Mitarbeiter? Und andersrum: können Sie als externer Mitarbeiter einem internen Mitarbeiter Feedback geben? Wenn der externe Mitarbeiter Teil des Teams ist würde ich beide Fragen eindeutig bejahen. Im Falle einer distanzierten „Auftraggeber – Lieferanten – Beziehung“ eher nicht, hier scheint eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe nicht gegeben zu sein. Insofern ist in diesem Fall auch der Begriff „Peer Feeback“ eher falsch.

Fazit

Peer Feedback ist aus meiner Sicht unheimlich wertvoll, um einerseits jeden einzelnen Mitarbeiter weiter zu entwickeln und andererseits auch die Ergebnisse des Projektteams zu verbessern. Peer Feedback lässt sich allerdings nicht von jetzt auf gleich verordnen. Es muss eine Feedbackkultur entstehen und dies erfordert Zeit, Experimente, Fehlschläge und Erfolge. Diese Reise beginnt mit Vertrauen. Vertrauen Sie Ihren Teammitgliedern. Missbrauchen Sie das Vertrauen Ihres Teams nicht. Machen Sie einen ersten Schritt hinsichtlich Peer Feedback und seien Sie sich darüber im Klaren, dass viele weitere Schritte folgen werden.