Herzlich willkommen zu diesem ausführlichen Beitrag über eines der spannendsten und zugleich herausforderndsten Themen in der modernen Unternehmensführung: Der Balance zwischen Organisationsdesign einerseits und der persönlichen Verantwortung von Führungskräften andererseits. In einer Welt, die sich ständig wandelt und in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend sind, ist es unerlässlich, dass Du als Führungskraft verstehst, wie Du durch die richtige Balance den Erfolg Deines Teams sicherst. Lass Dich inspirieren und finde heraus, wie Du Deine Fähigkeiten und Dein Wissen in diesem Bereich ausbauen kannst. 

Definition und Bedeutung des Organisationsdesigns

Organisationsdesign bezieht sich auf die Strukturierung und Gestaltung der internen Abläufe und Hierarchien in einem Unternehmen. Es umfasst die Definition von Aufgaben, Zuständigkeiten und Kommunikationswegen, um eine effiziente und effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Ein gut durchdachtes Organisationsdesign hilft dabei, die Ziele des Unternehmens zu erreichen, indem es klare Strukturen und Prozesse schafft, die die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern.

Typische Elemente des Organisationsdesigns sind Hierarchien, Arbeitsanweisungen, Prozesse, Richtlinien. Im Kern geht es immer um die Fragen: Wer hat die Verantwortung? Wer tut etwas? Wie soll es getan werden?

Die Ausgestaltung ist von Unternehmen zu Unternehmen und auch von Team zu Team höchst unterschiedlich: Je kritischer ein Prozess für Leib und Leben ist, desto detaillierter wird die korrekte Durchführung beschrieben – inklusive des richtigen Umgangs mit Ausnahmen.

Definition und Bedeutung persönlicher Verantwortung

Persönliche Verantwortung in der Führung bezieht sich auf das Bewusstsein und die Bereitschaft einer Führungskraft (und jedes Mitarbeiters), für ihre Handlungen, Entscheidungen und deren Auswirkungen auf das Unternehmen und die Mitarbeiter Verantwortung zu übernehmen. Es bedeutet, integer zu handeln, ethische Standards einzuhalten, die Ziele des Unternehmens zu erreichen und sich den Herausforderungen und Konsequenzen des eigenen Handelns zu stellen.

Die richtige Balance

Erfolgreiche Unternehmen und Teams brauchen beides: sowohl klar definierte Strukturen und Prozesse als auch Mitarbeiter, die einfach „das Richtige“ tun. Je größer ein Unternehmen, desto stärker wird üblicherweise die Neigung, Dinge zu formalisieren, um eine gleichbleibende Qualität sicherzustellen und die Kontrolle zu behalten. Das kann auch schief gehen.

Ich sollte beispielsweise ein Testkonzept reviewen. Der Kollege schickte mir ein Dokument mit 17 Seiten. Wow. Ich blätterte zum Inhaltsverzeichnis: Jup, da standen alle Elemente, die ich in einem Testkonzept erwartet hatte. Der Kollege erzählte mir stolz, dass er die Unternehmensvorlage für Testkonzepte genutzt hatte, die ja seit einiger Zeit verpflichtend für alle Projekte sei. Beim weiteren Lesen stellte ich allerdings fest, dass hinter den Überschriften jeglicher Inhalt fehlte. Das Konzept entsprach zwar den formalen Kriterien, half aber kein Stück bei der Vorbereitung und Durchführung der Tests. Ob das im Sinne des Erfinders war?

In einem anderen Unternehmen stellte ich fest, dass in einem Nachbarbüro das Licht flackerte. Eine Neonröhre war offensichtlich defekt. Mich nervte es jedes Mal, wenn ich die Kollegen besuchte. Wie konnte man so arbeiten? Irgendwann fragte ich die Kollegen, ob sie kein Problem mit dem Licht hätten. Doch doch, man könne sich kaum konzentrieren und hätte am Abend Augenschmerzen. Und der Austausch? Ja, das könne nur der Kostenstellenverantwortliche beantragen und der hatte den Raum seit Monaten nicht betreten. Ob das im Sinne des Erfinders war?

In einem dritten Unternehmen hatten wir drei Monate mit einem Praktikanten gearbeitet und waren hoch zufrieden. Tolles Engagement, tolle Ergebnisse, eine Bereicherung des Teams. Er musste nur noch seine Abschlussarbeit erstellen und dann wollten wir ihn einstellen. Einige Monate später bekam ich einen Anruf, dass seine Bewerbung abgelehnt worden sei. Bitte wie? Ich fragte in der Personalabteilung nach. Seine Abschlussnote war 0,1 unterhalb der Anforderung, daher wurde ihm ohne weitere Rücksprache abgesagt. Diese Situation konnten wir glücklicherweise heilen und er fing in unserem Unternehmen an.

Vor- und Nachteile von Organisationsdesign

Sind Unternehmen also völlig irre, wenn sie Strukturen, Prozesse und Richtlinien festlegen? Natürlich nicht, es gibt durchaus Vorteile.

Vorteile des Organisationsdesigns

Effizienz: Ein klar strukturiertes Organisationsdesign ermöglicht effiziente Arbeitsabläufe und Ressourcenallokation.

Transparenz: Durch definierte Rollen und Verantwortlichkeiten entstehen klare Kommunikationswege und weniger Missverständnisse.

Flexibilität: Ein durchdachtes Design erlaubt es, schnell auf Veränderungen im Markt oder in der Branche zu reagieren.

Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Strukturen und Prozesse führen zu höherer Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter.

Nachteile des Organisationsdesigns

Bürokratie: Zu starre Strukturen können zu unnötiger Bürokratie und Verzögerungen führen.

Weniger Effektivität: Es kann wichtiger sei, den Prozess nach Handbuch zu befolgen, als die Unternehmensziele zu erreichen.

Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter könnten sich gegen Veränderungen im Organisationsdesign sträuben, besonders wenn sie sich an bestehende Strukturen gewöhnt haben.

Ganz wichtig: Obwohl ein durchdachtes Organisationsdesign viele Vorteile bietet, kann es niemals persönliche Fehler zu 100% verhindern. Menschen sind fehlbar, und selbst die besten Strukturen und Prozesse können nicht alle menschlichen Fehler ausschließen. Es ist daher wichtig, einerseits die persönliche Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters zu stärken und einzufordern und andererseits eine Kultur zu fördern, die aus Fehlern lernt und kontinuierlich nach Verbesserungen strebt.

Insbesondere der letzte Aspekt, die Fehlerkultur, ist entscheidend. Wer von seinem Chef zweimal für Fehler angezählt wurde, wird tendenziell versuchen, weitere Fehler zu vermeiden. Arsch an die Wand, Arbeit nach Vorschrift.

Fazit

Die moderne Welt ist zu komplex, um jede mögliche Situation und Ausnahme durch explizite Regeln abzudecken. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen daher oft Entscheidungen in einem unsicheren und dynamischen Umfeld treffen, wobei sie auf ihre Erfahrung, Intuition und Werte zurückgreifen. Dies erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und die Bereitschaft, Verantwortung für die getroffenen Entscheidungen zu übernehmen.

Es erfordert auch den Rückhalt des jeweiligen Chefs, dass Entscheidungen, die unter Unsicherheit getroffen wurden, falsch sein können.

Was heißt das für dich?

• Hinterfrage bei deinen Handlungen und Entscheidungen, ob du agierst „weil die Vorschrift es so will“ oder „weil es zur Zielerreichung beiträgt“.
• Analysiere bei Fehlern deiner Kollegen, ob sie das Ergebnis offensichtlicher Blödheit sind oder einer Entscheidung unter Unsicherheit. Passe deine Reaktion entsprechend an.

Teile gerne deine Erlebnisse und Erkenntnisse. Welche Situationen hast du erlebt? Was hat sich durch diesen Beitrag geändert? Und wenn du diesen Beitrag hilfreich fandest, dann teile ihn gerne mit deinen Freunden, Kollegen und Bekannten.