Greif zum Hörer!

Eine der wichtigsten Aufgaben, vielleicht sogar die wichtigste Aufgabe als PO, Product Manager oder Projektleiter ist Kommunikation. Mit dem Team, mit den Kunden, mit den Stakeholdern – immer und überall bist du am Kommunizieren.

Sobald wir „remote” arbeiten, ändert sich daran erstmal gar nichts. Kommunikation ist weiterhin eine der wichtigsten Aufgaben. Aber: ich erlebe immer wieder, dass Kollegen 98% ihrer Kommunikation per Email abwickeln! Das funktioniert nicht – oder zumindest nicht gut.

Stell dir – oder deinem ganzen Team – einen Kommunikationsleitfaden zusammen. Was das ist und wie das funktioniert, erkläre ich in diesem Video.

Transkript des Videos (automatisch erzeugt, bitte entschuldige mögliche Fehler)

Hallo!

Eine der wichtigsten Aufgaben als Product Owner, als Product Manager oder auch als Projektleiter ist Kommunikation. Kommunikation mit dem Team, mit den Stakeholdern, mit den Kunden, mit wem auch immer. Aber Kommunikation ist ein sehr wichtiges Instrument, vielleicht sogar das wichtigste Instrument, was in deinem Methoden-/ Werkzeugkasten irgendwie enthalten sein sollte.

Daran ändert sich natürlich auch nichts, wenn wir remote, also von zu Hause, arbeiten oder natürlich auch, wenn das gesamte Team irgendwie auf der Welt verstreut ist, aber nicht mehr in einem Raum zusammenarbeitet. Kommunikation ist und bleibt das wichtigste Werkzeug, was dir zur Verfügung steht.

Allerdings, und jetzt kommt's, erlebe ich immer wieder, dass Menschen, gerade wenn sie aus dem Büroalltag herausgerissen werden und jetzt das erste Mal remote arbeiten, dass sie (sich) dann sehr stark auf das Thema E-Mail sich konzentrieren. Im Sinne von: Auf einmal vergessen sie, dass man auch direkt miteinander sprechen kann, sondern sie schreiben unheimlich viele E-Mails. Und E-Mail ist natürlich auch ein Kommunikationsmedium, was für gewisse Themen auch wunderbar funktioniert. Aber es ist halt nicht das einzige Medium, und das ist so ein bisschen mein Punkt. Nein, es ist nicht in Ordnung, wenn 98 Prozent deiner Kommunikation aus E-Mails besteht. Oder zumindest würde es mich stark wundern.

Was kannst du also tun?

Du könntest dir - oder auch ihr könntet euch im Team - mal Gedanken über einen Kommunikationsleitfaden machen. Das heißt, dass ihr euch überlegt: Was sind so die Themen, über die wir immer wieder sprechen? Und was ist das passende Kommunikationsmedium für diese Themen?

Jetzt fragst du dich vielleicht: Wie soll das aussehen? Das ist alles nicht wirklich schwierig.

Ich habe hier mal ein Beispiel mitgebracht, was für mich und für mein Team wunderbar funktioniert. Und ich glaube, daran wird dann auch schon deutlich, was ich damit meine.

Einen Moment mal.

So. Das ist unser Kommunikationsleitfaden. Wir sind also auch ein verteiltes Team. Keiner sitzt irgendwie im gleichen Büro wie irgendjemand anders. Insofern: Wir sind ein vollständig verteiltes Team, und wir haben beschlossen, dass wir natürlich auch E-Mails nutzen. Und hier steht Chat. Wir haben auch ein Chattool, und beides nutzen wir. Aber wir nutzen es in erster Linie, um Informationen zu verteilen, also im Sinnevon: Ich habe hier irgendetwas besprochen oder Ich habe irgendetwas herausgefunden, und ich möchte, dass es der Rest des Teams oder auch einzelne Teammitglieder einfach mitbekommen. Das meine ich mit Informationsverteilung. Ich schicke irgendetwas in die Runde und erwarte eigentlich auch keine Antwort darauf.

Und - ein weiterer Punkt - Wir nutzen das ausschließlich für einfache Sachverhalte. Also genau das, wo eigentlich die Dinge dann schon völlig klar sind und es auch überhaupt keine Rückfragen oder Anmerkungen mehr benötigt.

So, was haben wir noch? Geplante Videokonferenzen.

Geplant im Sinne von "Man guckt in den Kalender, man schickt eine Einladung, und zu diesem Zeitpunkt sind dann halt die Teilnehmer dabei." Wann nutzen wir solche geplanten Videokonferenzen? Na, entweder wenn es sich um einen komplexen Sachverhalt handelt. Da muss man dann schon mal was erklären. Das ist nicht selbstverständlich, da sind Rückfragen zu erwarten. Und bevor wir jetzt hier so ein E-Mail Ping-Pong haben und 17 E-Mails durch die Gegend fliegen und das Ganze vielleicht auch noch in einer etwas größeren Gruppe, sagen wir: Nee, da macht es Sinn, das Ganze einmal koordiniert in einer Videokonferenz zu besprechen. Und dann haben auch wieder alle das verstanden.

Wir nutzen es auch, insbesondere dann, wenn mehrere Personen involviert sind. Was ist damit gemeint? So ein E-Mail Pingpong zwischen zwei Leuten ist irgendwie anstrengend, aber vielleicht noch erträglich. Sobald so ein E-Mail Ping-Pong dann aber irgendwie mit drei, vier, fünf Leuten hin und her, hü und hott. Das wird dann eigentlich nicht mehr handelbar und auch irgendwie nur noch konfus. Insofern: Sobald mehrere Personen involviert sind, nutzen wir eine geplante Videokonferenz.

Das funktioniert auch gut fürs Brainstorming. Brainstorming als Überbegriff für alle möglichen Kreativitätstechniken. Aber immer, wenn wir etwas gemeinsam erarbeiten wollen oder immer, wenn wir etwas gemeinsam durchdenken wollen, immer, wenn wir irgendwie neue Lösungen entwickeln wollen, dann machen wir das gerne auch per Videokonferenz. Auch dafür eignet sich - zumindest in meiner Erfahrung - eine geplante Videokonferenz wunderbar.

Ein letzter Punkt: sobald es sich irgendwie um sensible oder persönliche Themen geht, beispielsweise: Du bist unzufrieden mit der Qualität oder du bist unzufrieden mit einer Formulierung und möchtest dem Gegenüber Feedback geben. Das sind auch Dinge, die wir in der Regel über eine geplante Videokonferenz abhandeln und dort nicht auf eine E-Mail zurückgreifen. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die gerne auch mal falsch verstanden wird, dann kommt sie irgendwie in den falschen Hals, und das führt irgendwie immer nur zu bösem Blut. Und bevor man so ein Thema wieder eingefangen hat, vergehen dann teilweise Stunden und Tage. Und das ist ziemlich viel Aufwand, den man sich sparen kann, wenn man von vornherein eine geplante Videokonferenz durchführt.

So, was haben wir noch. Na ja, die berühmten Meetings oder Workshops sind ja in der Regel geplant. Die schüttelt man nicht so einfach aus dem Ärmel. Und das nutzen wir insbesondere, wenn es uns um die persönliche Beziehung geht. Schönes Beispiel dafür ist so ein Kick off Workshop. Ja, da gibt's natürlich auch eine inhaltliche Komponente. Worum geht es eigentlich? Wie wollen wir zusammenarbeiten? Und so weiter und so fort. Aber es geht halt auch um die Beziehungsebene. Wer ist das für eine Person? Wie tickt die? Was hat die für Interessen? Was ist ihr wichtig, was ist hier auch nicht so wichtig? Und all das kann man - in meiner Erfahrung - am besten mit einem persönlichen Gespräch vor Ort durchführen - wenn es denn möglich ist - um die Beziehung zu stärken Und das andere ... der andere Punkt, wo wir dann gerne tatsächlich auch auf Meetings zurückgreifen, sind lange Besprechungen. Wir haben so die Erfahrung gemacht: Alles bis zu vier Stunden lässt sich ziemlich gut remote über eine Videokonferenz lösen. Danach wird es einfach anstrengend. Insofern: Bei langen Besprechungen versuchen wir, das Ganze auch über ein persönliches Meeting abzuhandeln.

So, jetzt haben wir noch den letzten Punkt, einen Ad hoc Telefonanruf oder einen Ad hoc Videoanruf. Ja, auch das gibt's. Deswegen sage ich ja: greift zum Hörer. Aber, und jetzt kommt's: Wir machen das nur, wenn wir eine sofortige Antwort brauchen. Warum legen wir da so viel Wert darauf, auf dieses "sofortig"? Naja. Wir erleben es immer wieder, dass unsere Team-Mitglieder tatsächlich sich konzentrieren müssen und konzentriert an einer Aufgabe arbeiten müssen. Und jeder Telefonanruf, jeder Video Anruf bringt die Leute einfach aus dem Konzept. Das geht mir genauso. Deswegen sagen wir: Wir versuchen, solche Störungen zu vermeiden, wenn es sich vermeiden lässt, und rufen nur dann an, wenn wir tatsächlich eine sofortige Antwort brauchen. Ansonsten versuchen wir halt, auf geplante Formate zurückzugreifen. Das ist so ein Kommunikationsleitfaden, wie wir ihn aktuell in unserem Projekt nutzen. Wir machen damit gute Erfahrungen. Das funktioniert hervorragend, und es ist die richtige - oder für uns ist es - die richtige Balance aus dem persönlichen Kontakt und einem intensiven und ungestörten Arbeiten und aber auch einer schnellen, einer schnellen Problemlösung, einer schnellen Kommunikation ohne so ein ewiges Hin und Her.

Das war jetzt ein Beispiel, was wir nutzen. Ich bin mir nicht so ganz sicher, ob dieser Kommunikationsleitfaden auch genau für dein Projekt passt. Insofern guck es dir an, nimm es gerne auch als Muster oder als Diskussionsgrundlage. Aber ganz wichtig: Passe es auf deine Bedürfnisse und die Bedürfnisse deines Teams an. Ein zweiter Punkt: Hinterfrage auch regelmäßig, ob dieser Kommunikationsleitfaden weiterhin funktioniert. Ist er immer noch effizient? Ist er immer noch effektiv? Oder müssen wir an der ein oder anderen Stellschraube drehen, weil sich irgendwie die Welt um uns herum oder die Welt innerhalb unseres Teams geändert hat? Auch das regelmäßige Hinterfragen, das gehört einfach dazu.

Es gibt natürlich noch so ein schönes Sprichwort. Greifen wir zum äußersten. Sprechen wir miteinander.

Und genau das ist ja mit Kommunikation gemeint. In diesem Sinne: Ich wünsche dir alles Gute. Ich hoffe, du hast die eine oder andere Anregung für deine Arbeit mitgenommen und denk immer daran. Das Leben ist zu kurz, um in beschissenen Projekten zu arbeiten.