Eine einfache Maßnahme für mehr Zufriedenheit und Produktivität

Wenn ich dir sagen würde, dass es eine Zauberformel für mehr Zufriedenheit und Produktivität gibt - würdest du mir glauben? Wenn ich dir sagen würde, dass diese Zauberformel jedes Team umsetzen kann - würdest du mir glauben? Nun, ich selber halte nichts von Zauberei und auch nichts von Maßnahmen, die die Lösung aller Probleme versprechen. Aber der folgende Tipp ist wirklich simpel umzusetzen.

Vielleicht kennst du die Situation, dass du den ganzen Tag unter Strom stehst, von Besprechung zu Besprechung rennst, mit zig Kollegen sprichst und am Ende eines Tages den Eindruck hast, nichts geschafft zu haben. Eigentlich wolltest du dir doch heute Gedanken über die Anpassung der Produktstrategie machen. Eigentlich wolltest du doch die User Stories für die nächsten Sprints formulieren. Wo ist nur die Zeit geblieben? Vielleicht geht es deinen Kollegen im Team genauso. Eigentlich wollten sie sich um ein diffiziles technisches Problem kümmern. Aber dann kamen ein Produktionsproblem, Nachfragen des neuen Teammitgliedes und aus dem Parallelteam dazwischen. Wo ist nur die Zeit geblieben? Am Ende eines Tages gehen wir etwas missmutig nach Hause.

Im Projekt kommen zwei diametral unterschiedliche Arbeitsweisen zusammen. Einerseits lebt die Projektarbeit von der Kommunikation, vom Austausch, von der gegenseitigen Unterstützung. Die unterschiedlichen Sichtweisen der Teammitglieder und die teilweise hitzigen Diskussionen führen zu besseren Lösungen. Die Unterstützung von Kollegen, die vielleicht nach einigen Stunden Grübelns nicht mehr den Wald vor lauter Bäumen sehen, führt zu mehr Effizienz und kontinuierlichem Lernen. Andererseits brauchen wir auch einige Stunden fokussierter Arbeit an einem Thema. Wir versinken voll und ganz in einem Thema und arbeiten wie in Trance, bis es gelöst ist. Jede Unterbrechung bringt uns aus dem Konzept und wir brauchen anschließend eine Viertelstunde, um uns neu zu fokussieren. Kleiner Hinweis: Falls du es nicht eh schon kennst, lies dir mal das Buch Deep Work von Cal Newport durch.

Wie bringen wir nun diese unterschiedlichen, aber notwendigen, Arbeitsweisen zusammen? Ihr vereinbart im Team Fokuszeiten, z.B. 9:30 – 11:30 und 15:00 –17:00 Uhr. In diesen Blöcken schaltet ihr Telefon, E-Mail und Messenger aus. Wenn ihr eine Frage an den Kollegen habt, notiert ihr sie und stellt sie im Anschluss. Ihr hängt ein Schild “Fokuszeit” an die Tür zu eurem Büro und schließt sie ab, damit andere Kollegen nicht in den Raum hineinplatzen. Schon habt ihr zweimal zwei Stunden für konzentrierte Arbeit und könnt die verbleibende Zeit für Kommunikation nutzen.

Ich ahne schon, was du denkst. “Gute Idee, aber bei uns funktioniert das nicht”. Du kennst doch den schönen Spruch:

Alle sagten: "Das geht nicht!" Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht.

Vielleicht nölen die Kollegen außerhalb des Teams, dass ihr nicht mehr zu beliebiger Zeit erreichbar seid. Dann erklärst du Sinn und Zweck der Fokuszeit und bleibst konsequent. Vielleicht müsst ihr für Produktionsprobleme erreichbar sein und könnt nicht einfach das Telefon ausschalten. Dann nominiert ihr einen täglich wechselnden Ansprechpartner, der während der Fokuszeit für kritische Probleme erreichbar ist. Vielleicht müsst ihr Anwendersupport leisten. Auch hier: ihr nominiert einen Ansprechpartner. Vielleicht könnt ihr nicht das ideale Szenario erreichen, aber ihr könnt euch in die gewünschte Richtung bewegen.

Ich komme nochmal auf den Beginn zurück: Die eine Zauberformel für mehr Produktivität und mehr Zufriedenheit. Wie fühlt es sich an, wenn du zufrieden auf dein Tageswerk zurückschaust? Wenn du sagen kannst “das habe ich heute fertig gemacht”? Wenn du Dinge in 2 Stunden abschließen kannst und nicht mehr 2 Tage brauchst, einfach, weil du konzentriert arbeiten kannst? Aus meiner Sicht lohnt es sich, etwas Neues auszuprobieren.

Der Vollständigkeit halber noch eine Ergänzung. Ich finde es extrem hilfreich, zwei Arten von Planung zu unterscheiden: manager’s schedule und maker’s schedule. Dieses Konzept habe ich das erste Mal von Paul Graham gelesen. Im Kern geht es darum, sich zu vergegenwärtigen, dass unterschiedliche Leute ihren Tag unterschiedlich strukturieren. Führungskräfte zerstückeln ihren Tag in Blöcke von 30 – 60 Minuten und hüpfen von Thema zu Thema. Wissensarbeiter brauchen längere, ununterbrochene Zeitblöcke, um etwas zu erschaffen. Allein das Wissen um diese Unterschiede hilft mir und meinem Team, den Tag besser zu planen.

Wie schaut’s aus? Bist du bereit, so etwas wie Fokuszeit mal testweise in deinem Team einzuführen? Welche anderen Tipps hast du, um effektiv zu arbeiten und zufrieden den Tag zu beenden? Ich freue mich, von dir zu hören. Und denk bitte immer daran: Das Leben ist zu kurz, um in beschissenen Projekten zu arbeiten.