Zeitmanagement ist eine essenzielle Fähigkeit, um in unserer hektischen Welt den Überblick zu behalten und produktiv zu bleiben. Es gibt zahlreiche Techniken, die uns dabei helfen können, unsere Zeit effizienter zu nutzen und Stress zu reduzieren. In diesem Beitrag stelle ich einige der effektivsten Methoden vor und erkläre, warum gutes Zeitmanagement so wichtig ist.

Gründe für Zeitmanagement

Zeitmanagement ermöglicht es uns, mehr in weniger Zeit zu erledigen. Zeitmanagement unterstützt uns, Aufgaben abzuschließen und Ergebnisse zu erreichen – und nicht nur Zeit abzusitzen oder körperlich anwesend zu sein. Es hilft uns, Prioritäten zu setzen, Ablenkungen zu minimieren und Prokrastination zu vermeiden. Wer seine Zeit gut managt, kann sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, hat am Ende des Tages ein Gefühl der Zufriedenheit und bewegt sich kontinuierlich auf seine langfristigen Ziele zu.

Die Eisenhower-Matrix

Diese Methode ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt und hilft dabei, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Die Matrix teilt Aufgaben in vier Quadranten:

• Dringend und wichtig: Sofort erledigen
• Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren
• Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren
• Weder dringend noch wichtig: Eliminieren

Indem man Aufgaben in diese Kategorien einteilt, kann man sich besser auf das Wesentliche konzentrieren und unwichtige Tätigkeiten vermeiden.

Grundsätzlich ist diese Methode extrem einfach. In der Anwendung ergeben sich dann meistens drei Herausforderungen:

1. Du traust dich nicht, Aufgaben zu eliminieren. Kann es das überhaupt geben? Aufgaben im Arbeitsalltag, die nicht gemacht werden müssen? Oh ja... Die Bitte eines Kollegen, eine Dokumentation zu suchen. Die Bitte, an einer Umfrage teilzunehmen. Die Diskussion im Intranet zum Tarifabschluss oder der Reorganisation. Wie sagte ein früherer Chef von mir zum Thema Emailflut: “I’m a heavy user of the delete button”. Wenn du dich damit schwertust, nutze im ersten Schritt das Merkel-Prinzip: Aussitzen. Kümmere dich nicht sofort, sondern warte ein paar Tage. Du wirst überrascht sein, wie viele Aufgaben sich von allein erledigen.
2. Einschätzung von Dringend und Wichtig. Welche Aufgabe ist wirklich dringend? Und welche wirklich wichtig? Zwei einfache Fragen können dir helfen: Zahlt die Aufgabe auf meine Ziele oder die meines Teams ein? Wenn nein, ist sie tendenziell nicht wichtig. Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst in einer Woche beginne? Nichts – dann ist die Aufgabe tendenziell nicht dringend.
3. Delegation an die überlasteten Mitarbeiter oder Teammitglieder. “Ja, aber mein Team arbeitet doch schon so viel – ich will sie nicht überlasten”. Die Einstellung ist richtig. Ich möchte dir dennoch 2 Gedankenanstöße mitgeben. Erstens: Wenn du 14 Stunden arbeitest und deine Mitarbeiter 8 Stunden, dann könntest du die Arbeit anders verteilen. Zweitens: Welche Tätigkeiten könnt ihr als Team eliminieren, um die Zeit anders zu nutzen? Häufig gibt es Dinge, die man “schon immer” so gemacht hat, die aber nicht mehr oder nicht in dieser Form benötigt werden.

Insofern: Die Eisenhower Matrix ist einfach und effektiv. Der größte Hebel ist der Quadrant “Eliminieren” - nutze ihn!

Timeblocking

Timeblocking bedeutet, den Tag in feste Zeitblöcke zu unterteilen, in denen man sich ausschließlich einer bestimmten Aufgabe widmet. Diese Methode hilft, Ablenkungen zu reduzieren und produktiver zu arbeiten. Indem man im Voraus plant, wann man welche Aufgaben erledigt, bleibt weniger Raum für ineffizientes Multitasking.

Hintergrund dieser Theorie ist, dass du bei jedem Kontextwechsel etwas “gedankliche Rüstzeit” benötigst - das typische “wo war ich doch gleich”. Je nach Aufgabe können das 1 – 15 Minuten sein, die dir durch einen Kontextwechsel verloren gehen und über den Tag summiert es sich.

Auch hier ein paar Tipps:

• Trage dir deine Zeitblöcke in den Kalender ein, damit du nicht plötzlich Terminanfragen bekommst.
• Vermeide Ablenkung durch Email, Chat, Telefon – schalte es aus.
• Vermeide Ablenkung durch Kollegen, die dich unterbrechen. Du musst nicht immer ansprechbar sein. Ihr könnt beispielsweise vereinbaren, dass ein bestimmtes Zeitfenster – z.B. 8 – 11 - für konzentrierte Arbeit reserviert ist. Wenn du einen sehr vollen Terminkalender hast, könntest du Sprechstunden einrichten. Oder du arbeitest die ersten 2-3 Stunden konzentriert im Homeoffice und fährst erst dann ins Büro. Entscheidend ist: Du musst nicht 24/7 für deine Kollegen und Mitarbeiter ansprechbar sein!
• Überprüfe, ob deine thematischen Zeitblöcke der Priorität der Themen entsprechen. Eigentlich ist deine Top-Prio die Entwicklung deiner Mitarbeiter. Uneigentlich nutzt du pro Woche nur 1h hierfür. Eigentlich ist Projekt A deine Top-Prio. Uneigentlich arbeitest du nur 4h pro Woche an dem Projekt.

Dreh- und Angelpunkt dieser Methode ist Fokus. Es ist unendlich einfach, den Arbeitstag irgendwie “beschäftigt” zu sein. Besprechungen, Telefonate, ad-hoc Anfragen, Austausch beim Kaffee... und schon sind 8h rum und du hast “nichts” geschafft. Achtung: Diese Punkte sind ebenfalls wichtig – es geht um die richtige Balance. Genau hier kann Time Blocking helfen.

Eat That Frog

Die von Brian Tracy populär gemachte Methode basiert auf dem Prinzip, die unangenehmste oder wichtigste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen. Diese "Frosch"-Aufgabe zu bewältigen, schafft ein Gefühl der Erleichterung und Motivation, um den Rest des Tages produktiv zu gestalten.

Probier es einfach aus, einmal mit der wichtigsten und einmal mit der unangenehmsten Aufgabe. Bei der wichtigsten Aufgabe prophezeie ich dir, dass du den Rest des Tages unheimlich zufrieden sein wirst. Egal was der Tag bringt – du hast das Wichtigste bereits erledigt. Und bei der unangenehmsten Aufgabe wirst du den Rest des Tages erleichtert sein – die blöde Sache liegt nicht mehr vor dir.

Erleichterung und Motivation sind natürlich nett – es gibt aber noch einen “harten” Aspekt: Wenn du diese Methode kontinuierlich nutzt, dann wirst du dich auch kontinuierlich in Richtung deines Ziels bewegen. Jeden Tag ein Stück. Mit Blick auf ein Jahr sind es wahnsinnige Fortschritte, die du erzielen wirst!

Die Ivy-Lee-Methode

Diese einfache, aber effektive Methode wurde von Ivy Lee, einem Experten für Produktivität, entwickelt. Am Ende jedes Tages schreibt man die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf und ordnet sie nach Priorität. Am nächsten Tag arbeitet man die Aufgaben in dieser Reihenfolge ab. Diese Technik hilft, den Fokus zu bewahren und sich nicht zu verzetteln.

Ich weiß nicht, wie du deinen Arbeitstag beginnst, aber viele Menschen starten ungefähr so:

• Sie kommen im Büro an und halten 2-3 Schwätzchen mit Kollegen
• Sie reinigen die Kaffeemaschine, räumen die Spülmaschine aus und bereiten sich einen Tee zu
• Sie surfen im Intranet um die neuesten Ereignisse aus dem Unternehmen und der Branche zu erfahren
• Sie lesen die Emails und Newsletter, die in den letzten 12 Stunden hereingeflattert sind
• Sie überlegen, was sie an diesem Tag eigentlich arbeiten könnten oder müssten

Damit ist die erste Stunde eines Arbeitstags vorbei. Für sich genommen mag jede Aktion sinnvoll sein. Ich wage aber zu bezweifeln, dass diese Handlungen die wichtigsten eines Tages sind. Sinn und Zweck dieser Methode ist es daher, einerseits den Schritt “was sollte ich heute tun” aus der Gleichung zu streichen und andererseits dafür zu sorgen, dass die wichtigsten Handlungen tatsächlich passieren – und nicht im Tagesgeschäft unter die Räder kommen.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde von Francesco Cirillo entwickelt und basiert auf der Idee, in kurzen, konzentrierten Intervallen zu arbeiten, gefolgt von kurzen Pausen. Man arbeitet 25 Minuten (ein "Pomodoro") konzentriert und macht dann eine 5-minütige Pause. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause. Diese Methode hilft, die Konzentration zu steigern und Ermüdung zu vermeiden.

Diese Technik eignet sich m.E. insbesondere für Menschen, die keine oder wenig Besprechungen haben und somit große Zeitabschnitte (d.h. zwei Stunden oder mehr) in sinnvolle und handhabbare Blöcke unterteilen müssen / sollen / können. Wenn das nicht auf dich zutrifft, dann prüfe intensiv, ob dir diese Technik einen Mehrwert bietet.

Fun Fact: Warum Pomodoro? Weil die “Eieruhr” in Italien eine “Tomatenuhr” ist.

Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um das Zeitmanagement zu optimieren und die persönliche Produktivität zu steigern. Durch intelligente Algorithmen kann KI Aufgaben priorisieren, Termine koordinieren und Arbeitsabläufe automatisieren. Zum Beispiel können KI-gesteuerte Assistenten Meetings planen, E-Mails organisieren und sogar vorschlagen, wann Pausen eingelegt werden sollten, basierend auf dem individuellen Arbeitsmuster.

Eine Möglichkeit, KI mit minimaler Eingewöhnung und wahnsinniger Zeitersparnis zu nutzen, sind automatische Transkriptionen von Besprechungen. Dadurch werden manuelle Protokolle überflüssig und es können anschließend automatische Action Items generieren, die sicherstellen, dass wichtige Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht übersehen werden.

KI kann Entwürfe für OKRs erstellen. KI kann Entwürfe für Projektpläne erstellen. KI kann Entwürfe für Text erstellen. KI kann Feedback zu Präsentationen geben. Insofern: Prüfe in regelmäßigen Abständen, wie du KI in deine Arbeitsabläufe integrieren kannst, um dein Zeitmanagement zu verbessern.

Parkinsons Gesetz

Parkinsons Gesetz besagt, dass sich Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass man Aufgaben oft schneller erledigen kann, wenn man sich selbst strenge Deadlines setzt. Diese Erkenntnis hilft, die eigene Effizienz zu steigern und Zeitverschwendung zu vermeiden.

Ein Beispiel für die Anwendung von Parkinsons Gesetz ist das Setzen künstlicher Fristen. Anstatt sich eine Woche Zeit für eine Aufgabe zu geben, kann man versuchen, sie in zwei Tagen zu erledigen. Oft wird man feststellen, dass die Aufgabe trotzdem abgeschlossen wird, weil man fokussierter und zielgerichteter arbeitet.

Ein weiteres Konzept, das mit Parkinsons Gesetz in Verbindung steht, ist das Prinzip der erzwungenen Knappheit. Hierbei schränkt man bewusst die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Zeit, Geld oder Material ein, um kreativere und effizientere Lösungen zu finden. Unternehmen wenden dieses Prinzip oft an, um Innovationen zu fördern und unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Fazit

Ich hoffe, die hier vorgestellten Zeitmanagement-Techniken bieten dir wertvolle Ansätze, um die eigene Produktivität zu verbessern und den Alltag besser zu strukturieren. Es lohnt sich, verschiedene Methoden auszuprobieren und diejenige zu finden, die am besten zu den eigenen Bedürfnissen und Arbeitsweisen passt. Es muss auch nicht genau eine Technik sein – ich selbst nutze eine Kombination der hier vorgestellten Techniken.

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Umsetzen!