Eigentlich wollte ich in diesem Beitrag über sistemic underdelegation schreiben, ein Phänomen, welches ich sehr oft in Unternehmen beobachte. Ich hätte geschrieben, wie fürchterlich eine derartige Situation ist. Ich hätte analysiert, was die Ursachen für ein derartiges Organisationsversagen sind. Viele von euch hätten mir zugestimmt. Nur verändert hätte diese haarscharfe Analyse nichts.

Es gibt nichts Gutes. Außer man tut es. (Erich Kästner)

Ich mach mir die Welt, widewide wie sie mir gefällt. (Pippi Langstrumpf)

Fangen wir also bei uns an. Veränderung ist immer schwer. Neue Gewohnheiten zu etablieren ist schwer (siehe Du willst dich verändern? Tu. Es. Jeden. Tag.). Es ist allerdings leichter, sich selbst zu ändern, als andere.

Delegiere weniger Aufgaben nach oben

Verblüfft? Das ist meine Absicht. Es gibt immer wieder Momente, in denen wir nicht weiterwissen. Wie formuliere ich diese Kommunikationsmaßname? Wie erstelle ich eine Vorstandsvorlage? Wie lege ich einen Nutzer in Jira an? Wie löse ich eine Aufgabe in Code? Jetzt kommt es auf die richtige Balance an. Nein, du solltest dich nicht 5 Tage eingraben auf der Suche nach der Lösung. Du könntest dich allerdings durchaus fragen, ob es andere Informationsquellen als deinen Chef gibt. Google, das Intranet, Leitfäden, Benutzerhandbücher und auch die Kollegen. Ja, vielleicht ist dein Chef schneller mit einer Antwort zur Stelle. Ja, vielleicht ist es bequemer, den Chef zu fragen, als Dokumente zu wälzen. Nimm jetzt mal die Perspektive deines Chefs ein: du hast 7 Mitarbeiter. Jeder kommt einmal am Tag mit einer Frage, die du in 5 Minuten beantwortest. Allerdings wirst du auch immer wieder aus deiner Konzentration gerissen und brauchst 10 Minuten, um den Faden wieder aufzunehmen. Knapp 2h deiner Arbeitszeit sind weg.

Delegiere weniger Entscheidungen nach oben

Chef, wollen wir unser Team Event hier oder dort abhalten? Ist mir doch egal… Chef, ich würde gerne mit Frau Meier den Urlaub tauschen, ist das in Ordnung? Ja, mach halt… Chef, kann ich am Mittwoch Homeoffice machen, die Elektriker kommen? Ja, du kennst doch meine Einstellung zu Homeoffice…

Ja, es gibt Chefs, die wollen tatsächlich über jeden Scheiß entscheiden. Andererseits sind viele Chefs froh über jede Entscheidung, die sie nicht treffen müssen (im positiven wie im negativen Sinne).

Positionier dich. Entscheide dich. Das ist oft gar nicht so einfach. Du machst dich angreifbar, weil deine Entscheidung ja auch falsch sein könnte. Aber besser eine schnelle, falsche Entscheidung, als gar keine Entscheidung. Oder es gibt keine einfache Entscheidung, weil es gute Argumente für jede der Varianten gibt. Oder weil dir Informationen fehlen. Deinem Chef geht es aber nicht anders…

Probier es doch einfach aus. Das nächste Mal, wenn du deinen Chef um eine Entscheidung bitten möchtest, schick ihm stattdessen eine Nachricht „Chef, ich werde übrigens A,B,C tun“. Wenn dein Chef anderer Meinung ist, kann er noch rechtzeitig einschreiten.

Wenn das funktioniert, geh einen Schritt weiter: „Chef, ich habe übrigens A,B,C getan“. Wenn dein Chef anderer Meinung ist, kann er kurzfristig reagieren und den vermeintlichen / tatsächlichen Schaden problemlos bereinigen.

Delegiere mehr Aufgaben nach unten

Stell dir mal eine einfache Frage: welche meiner Aufgaben könnte auch ein „juniorer“ Mitarbeiter übernehmen, wenn er die entsprechende Einarbeitung und Coaching bekäme? Mit „juniorer“ Mitarbeiter meine ich nicht nur die „eigenen“ Mitarbeiter, welche dir fachlich und / oder disziplinarisch unterstellt sind, sondern auch Kollegen mit weniger Erfahrung in einem bestimmten Themengebiet.

Der Anteil der potenziell delegierbaren Aufgaben liegt oft bei 40-50% aller Aufgaben, und zwar quer durch ein komplettes Unternehmen und auch unabhängig von einer Hierarchiestufe.

Warum übernimmst du diese Aufgaben? Warum delegierst du diese Aufgaben nicht? Für den Fall, dass dir die Vorteile der Delegation nicht klar ersichtlich sind oder du nicht weißt, wie du am Besten delegierst – schau dir mal meinen Onlinekurs an, hier lernst du insbesondere diese zwei Aspekte.

Delegiere mehr Entscheidungen nach unten

An dieser Stelle sollte ich etwas präziser formulieren. Es geht mir nicht um einzelne Entscheidungen, sondern um Entscheidungsbereiche, in den immer wieder ähnliche Entscheidungen getroffen werden müssen. Dabei kann die Entscheidung an einen einzelnen Mitarbeiter delegiert werden oder auch an das Kollektiv des Teams. Beispielsweise könnten der Einsatz bestimmter Tools, die Kernarbeitszeit, Urlaubsplanung im Team diskutiert und vom Team entschieden werden. Warum bist du derjenige, der die beste Entscheidung treffen kann? Welche Qualifikationen oder Informationen hast du, die den Kollegen fehlt?

Analog zu der Delegation nach oben kannst du übrigens auch hier schrittweise vorgehen, z.B. „ich würde aus den folgenden Gründen so entscheiden – bildet euch selber eine Meinung und entscheidet “, „wie habt ihr denn entschieden und warum“. Auf diese Art und Weise kann man den möglichen Schaden durch andere Entscheidungen begrenzen.

Fazit

Was zeichnet eigentlich einen guten Chef aus? Er vertraut mir – er lässt mich einfach mal machen. Und wenn ich Hilfe oder einen Ratschlag brauche, ist er kurzfristig greifbar. Jetzt können wir nicht unbedingt unseren Chef ändern, aber wir können unserem Chef mehr Zeit verschaffen (Stichwort weniger Delegation nach oben) und wir können ein Role Model für unser Team sein (Stichwort Delegation nach unten). Insofern: nicht jammern sondern einfach machen!